はじめての社内報づくり！印刷発注までの手順とおすすめ仕様について解説します

自社の社員に対して、社内の情報を共有するためのツールのひとつに、「社内報」があります。

社内報の制作担当者の役割は重責で、より多くの社員に読んでもらうための魅力あるコンテンツやデザインを考える必要があります。

どんな内容を掲載するか？原稿執筆は誰に依頼するか？

など、頭を悩まされている担当者も多いのではないでしょうか。

でも一方では、その制作過程で、自社の魅力を再発見できたり、各部署の人達とコミュニケーションが図れるといったプラスの面もあるかもしれません。

そんな社内報の制作は、進め方によってはコストや手間を軽減することができます。

今回は「社内報」を効率良く作るための制作のコツや用紙やサイズの決め方について解説いたします。

社内報に掲載するコンテンツは、社内やそれに関連する情報などが一般的です。

・経営方針や理念

・社員の活動や仕事内容の紹介

・イベントの告知

・事業の状況

・仕事のお役立ちノウハウ

など

『読まれる社内報』を作成するためには、社内の誰に読んでもらいたいのか、というターゲットに合わせてコンテンツを選定することが重要です。

例えば中堅やマネージメント層をターゲットにした場合、事業の進行状況や業界の情報など、会社の利益となるような内容を重視して掲載します。

若手社員の育成が目的の場合は、同じ年齢層の社員の紹介や、仕事のノウハウなどをイラストや写真で読みやすく掲載すれば興味をもってもらえると思います。

悩んだ時には、社内報のネタや企画を紹介しているサイトもたくさんあるので、参考にしてみるのもよいでしょう。

ターゲットが決まったら、まずは社内報にどういった内容にするかを考えます。

1　企画立案

特集やメイン記事、サブとなるコラムやお役立ち記事など、掲載内容を決め、全体のページ数やコーナーの区分けを考えます。

2　記事の作成

取材先に撮影やインタビューを行い、記事を作成します。

執筆を依頼する場合には、依頼先に内容やだいたいの文字数を伝えます。

それぞれの記事ができ上ったら、文字数に合わせて推敲しましょう。

原稿の準備ができたら、次は記事や写真のレイアウトを考え、ラフデザインを作成します。

自分でラフデザインを作成するときのポイントは3点あります。

・見出しやアイコンを使って、誌面に緩急をもたせること

・イラストを用いたり余白を多めにとって、読みやすくすること

・読者の視線の動きに合わせてレイアウトすること

メインとなる読者は、社員やその家族です。つまり、仕事の休憩中や待ち時間などに気軽に読み始めることが想定されます。

斜め読みしても内容を拾えるような、分かりやすく読みやすい誌面を心掛けましょう。

ラフデザインができ上ったら、いよいよデザイン制作にとりかかります。

社内報のデザインには、こうしなければならない、という決まりはありませんが、気をつけておきたいことが2点あります。

・ターゲットに合わせたデザインにすること

・自社のブランドイメージを大切にすること

ターゲットが若手やデスクに座る時間の短い現場社員であれば、イラストや図・写真を多用した、目を引きやすいデザインが読みやすいでしょう。

また、社内報は社員にブランドイメージを定着させるためのブランディングツールでもあります。

クリエイティブ系の企業なのに自治体の広報誌のような平坦なデザインだったら、社員は自社の創造力にがっかりしてしまうかもしれません。

コンシューマー向けの企業なら社員や家族も顧客対象であるため、社内報も製品カタログのようにハイクオリティであることが望ましいでしょう。

そういった場合には、制作のプロにデザインを外注することをおすすめします。

逆にブランドイメージに一致した内容であれば、社内で制作する方が良い場合もあります。

それでは、デザイン制作を「自社で制作する場合」と「外部に発注する場合」、それぞれのメリットとデメリットを具体的にみていきましょう。

社内報を内製するメリットとデメリットはどういったものでしょうか。

メリット

・コストがかからない

・社内の制作力がつき、ノウハウが得られる

・会社への理解度が高いため、読者が共感を持てる内容になりやすい

デメリット

・手間がかかる

・デザインの初心者には難しい

デザインに慣れていない場合には、テンプレートを用いた社内報作成ソフトもありますので試してみてはいかがでしょうか。

外部の専門業者に発注するメリット・デメリットはどういったものでしょうか。

メリット

・高いクオリティの制作ができる

・プロならではの様々なデザイン案を提案してもらえる

・制作の手間が省けるので、その時間を別の業務に注力することができる

デメリット

・コストがかかる

・作りたいイメージや内容と違うものができてしまう可能性がある

外注するとコストはかかりますが、自社で慣れない作業に悩みながら進めるより、外注してその分の時間を他の業務にあてる方が効率が良いこともあります。

ただ、せっかくプロに発注したのに、「思ってたのと違う…」となるのは避けたいですよね。

外部に発注する場合には、コンセプトやブランドイメージ、ターゲットなどを細かく共有しておくことで、そのようなすれ違いを防ぐことができます。

社内報は、忙しくても拾い読みできる「読みやすさ」と、読者の目を引く「デザイン性」が重要な制作物です。

そのため、外部に作成を依頼する際には、読み物をデザインできる専門スタッフがいる会社を選ぶと良いでしょう。

すぐスール.comには、デザイン制作にお困りの方向けの専用窓口があります。

担当するデザイナーは、社内報はもちろん、様々な業種・業態の印刷物をデザインしている経験豊富なスタッフです。

文字原稿やラフデザインをお送りいただければ、ブランドイメージやターゲットに合わせたデザインをご提案いたします。お気軽にご相談ください。

▼デザイン制作・ご相談窓口

社内報は、月刊・季刊など、仕様を変えず定期的に発行するためシンプルな形にしましょう。

おすすめは下記のような仕様です。

サイズ	A4(210mm×297mm) B5(182mm×257mm)
製本方法	中綴じ 二つ折り
用紙	コート紙 マットコート紙

社内報のサイズはA4もしくはB5がおすすめです。

一般的にオフィスで使う資料はA4が多いので同じサイズか、一回り小さいB5サイズが手に取りやすいでしょう。

製本方法は中綴じ、もしくは二つ折りがおすすめです。

「中綴じ」とは、開いた状態の用紙を重ねて二つ折りにし、中央をホッチキスでとめる製本方法です。5ページ以上の場合に採用します。

4ページ以内の場合には「二つ折り」にしましょう。

社内報におすすめの用紙は「コート紙」もしくは「マットコート紙」です。

どちらもカラー印刷の発色を良くする塗工が施してあり、写真イラストといったデザインを鮮やかに見せることができます。

・コート紙

光沢のあるツルツルとした質感。写真を多く使用する社内報におすすめ。

・マットコート紙

マットなさらりとした質感。光沢がなく文字も読みやすいので、テキスト多めの社内報におすすめ。

質感が異なりますので、コンテンツや好みに合わせて選んでください。

▼【お役立ちガイド】印刷用紙の選び方

社内報は、社内のイベントや人物の紹介を通して、社員間のコミュニケーションや仕事へのモチベーションアップを図ることができるツールです。

取材や執筆依頼、印刷などのスケジューリング、仕様やデザインが適しているかなど、悩ましい課題は多々あるかと思います。工程によっては外部に委託して担当者の負担を減らしながら、魅力ある社内報を作成しましょう。

▼社内報・会報・年報のおすすめ仕様について

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