総会資料印刷の完全攻略！失敗しない仕様選定と業者選びのコツ
総会資料の印刷発注は、納得できる費用とサービスを提供してくれる印刷業者を見つけ、安心して準備に集中できるように、慎重に進めることが大切です。
総会を成功させるためには、十分な情報を集め、最適な印刷パートナーを見つけることが鍵となります。
この記事では、総会資料の印刷発注時の仕様選びや注意点、印刷会社の選定方法について詳しく解説します。
総会資料の印刷とは？
総会資料のデータができあがったら、次は印刷製本のステップです。
印刷部数は数十冊から、大きな総会となれば、数百冊になるでしょう。
印刷製本は専門業者に依頼するのが最適です。
まず、用紙の選び方と製本方法について、詳しく説明します。
| 総会資料のデータ作成に関する内容は、コチラのブログをお読みください。 ▼総会の成功は資料から！役立つ資料作成手順とポイント |
おすすめ用紙とその特徴
総会資料に適した用紙は「上質紙」と「色上質紙」です。
どちらも、一般的な冊子によく使われるメジャーな用紙です。
■上質紙
| 用紙名 | 特徴 | 厚みの目安 | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| 上質紙 （じょうしつし） | 塗料が塗布されていないため、光沢や艶が少ないのが特徴で、文字が読みやすく、モノクロ印刷に適している。 | 70kg/四六判 （普通） | コピー用紙程度の厚さ。 冊子の「本文」に使用することが多い。 |
| 90kg/四六判 （厚め） | 70kgより少し厚みがあり、本文以外にも、薄めの冊子なら「表紙」にも使用可能。 | ||
| 110kg・135kg/四六判 （けっこう厚め） | 冊子の「表紙」に適した厚み。 |
■色上質紙
| 用紙名 | 特徴 | 厚みの目安 | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| 色上質紙 （いろじょうしつし） | 紙自体に色がついていて 上質紙と同じく、反射がなく文字が読みやすく、モノクロ印刷に最適。 用紙に色がついているため、資料を目立たせることが可能。 | 中厚口 | コピー用紙程度の厚さ。 ページ数の少ない中綴じ冊子では、全ページを色上質紙で作成しても問題なし。 |
| 厚口 | 中厚口より少し厚みがあり、薄めの冊子なら「表紙」にも使用可能。 | ||
| 特厚口 | 冊子の「表紙」に適した厚み。 |
※すぐスール.comでは12色からお好みの色を選ぶことができます。
用紙の特徴が理解できたら、表紙と本文の用紙を自由に組み合わせてみましょう。
表紙は本文より厚めのタイプを選ぶと良いでしょう。
また、表紙は色のついた色上質紙、本文は上質紙といった組み合わせもおすすめです。
製本の種類とその特徴
次に、製本方法（綴じ方）です。一般的な方法は「無線綴じ」「中綴じ」「平綴じ」です。
どれも短納期・低コストで製作することができます。
| 強度 | 見た目 | ページ数（厚み）の制限 | その他の特徴 | |
| 無線綴じ | ◎ | ◎ | ◎ | 長期保管できる 背表紙が作れる |
| 中綴じ | ○ | ○ | △ （ページ数が多いと不可） （４ページ単位） | かさばらない 見開きで使いやすい |
| 平綴じ | △ | △ | ○ （ページ数が多いと不可） | かさばらない 簡易的な製本方法 |
それでは、それぞれのメリット・デメリットや、使い分けのポイントについて、より詳しく解説します。
糸や針金を使わず、背の部分を糊で固めて綴じる製本方法です。
冊子の中身を表紙でくるむため「くるみ製本」とも言います。
無線綴じ製本のおすすめポイント
・ ページ数が多くても綴じるこができる
綴じるとき、針金やホチキス止めだとページ数に上限がありますが、無線綴じは冊子の中身を表紙でくるんで接着するため、ページ数が多くなっても綴じることができます。
・ 背表紙がある
背表紙に、総会の名称や開催日といった文字を入れることができます。この文字のことを、「背文字」と言います。
背文字をいれるメリットは、本棚などに収納した場合、一目でいつ開催の総会冊子かが分かり、管理や検索に便利です。
無線綴じ製本の注意点
・ 平らに開きにくい
ページ数が少ない場合は、開きにくいという問題をあまり感じませんが、ページ数が多い場合や用紙が厚いときは、ページを平らに開くことが難しくなります。
さらに、見開きのデザインや図表を多用する場合、ページの内側が見えにくくなるので注意が必要です。
2つ折りにした紙を重ね合わせ、中央部分を2箇所、ホチキスで綴じる製本方法です。
中綴じ製本のおすすめポイント
・ ページが開きやすい
比較的平らに開くことができるため、見開きのデザインに適しています。
冊子を広げたときに内容が見やすく、開いたまま置いておけるのが利点です。
・ 少ページの冊子に最適
4ページ単位でないと製本できないという制限はありますが、ページ数が少ない総会資料の場合は、中綴じがおすすめです。最小8ページから冊子にすることができます。
・ 持ち運びや配布がしやすい
ページ数が少なく薄い仕上がりになるため、軽量で持ち運びが容易です。総会で資料を配布するなど、持ち運びやすさが求められる場合に適しています。
中綴じ製本の注意点
・ 「小口（こぐち）」側のデザインに注意が必要
「小口（こぐち）」とは、冊子を開いたときに、外側にくる部分のことです。
中綴じの場合、図にあるように、製本したとき、小口側は断裁され、デザインが切れてしまう可能性があります。
そのため、データ作成のときは、余白を5mm以上とっておくと安心です。
・ ページ数に制限がある
ページ数が多いと、ホチキスで綴じることが難しくなります。また綴じ部分が膨らみ、見た目が悪くなる可能性があります。一般的に48ページぐらいまでなら、中綴じにしても問題ありません。
■平綴じ（ひらとじ）
用紙の角に1か所、もしくは端に2～3か所を、ホチキスで綴じる製本方法です。
「ホチキス留め」「簡易製本」とも呼ばれます。手製本のイメージもある製本方法で、手軽さが魅力です。
総会資料の中でも、「当日に使用して、その後は処分」という場合におすすめです。
平綴じのおすすめポイント
・ ページ数が少なくても製本できる
最低2枚から製本できる最も簡易的な製本方法です。
最低限の用紙をまとめて綴じるだけなので、かさばらず手軽で扱いやすいです。
平綴じの注意点
・ 強度の問題
ホチキス留めだけのため、頻繁に使用するとページが外れやすくなることがあります。
・ ページ数に制限がある
ページ数が多くなるとホチキスで留めることができないため、ページ数が少ない場合に適してします。
まとめると、しっかりとした作りが求められ、最終的に保管もする場合は、「無線綴じ」や「中綴じ」がおすすめです。
逆に、使用するのは総会の時のみで、簡単にリサイクルに出したいなら「平綴じ」がおすすめです。
製本方法は、仕上がりのイメージや、ページ数、使用する場所などを考慮して、選ぶこと大切です。
総会資料の印刷会社選び
総会資料の作成と並行して進めたいのが、印刷会社の選定です。
理想としては、印刷費は安く、短納期で印刷してくれて、さらに対応もよく、品質も安心できる…、といった業者を選びたいものです。
少なくとも「費用が安い」「短納期」という条件に関しては、多くのネット印刷サービスから条件に合う業者を見つけることができます。
ただし、「対応」や「品質」の面では、選び方に少しコツが必要です。
ネットで印刷会社を探す具体的な方法
では、安心して任せられるネット印刷サービスを探すためにどんな点を意識したらいいか、具体的な手順をみていきます。
１．Webリサーチを活用する
まずは、Webサイトでどのような印刷会社があるか調べましょう。
キーワードは「印刷」に加えて、「総会資料」「会議資料」「議案書」などが良いでしょう。
テレビCMで見たことのある業者に飛びつきたくなりますが、最初は幅広く、さまざまなサイトを確認することをお勧めします。
２．複数の印刷会社を候補にあげる
Webリサーチの段階で、気になる印刷会社を複数候補に挙げましょう。
そして、見積りを複数の会社から取ります。これにより、価格や対応の比較ができ、最適な選択ができます。
３．問い合わせ時の対応をチェック
見積り依頼をした際の対応も重要なポイントです。
見積り回答が迅速であるか、費用に不透明な点はないかなど、対応が丁寧で正確であるかを確認しましょう。
４．試し刷りサービスがある
事前に試し刷りなどのサンプル作成してくれるサービスがあると安心です。
印刷の品質や仕上がりが確認できることと、自分たちが作ったデータが問題ないかどうかを確認することができます。
以上のようなポイントを注意しながら、あなたの条件にあったネット印刷サービスを探してみてください。印刷会社選びは、慎重に時間をかけて検討しましょう。
ネット印刷サービスを選ぶ際のポイント
では、候補となる印刷会社が決まったら、各社に見積りをとって、最終的にどの業者に印刷発注するかを決定します。
その際、費用面だけでなく、総合的に判断することが重要です。
重要のポイントは4つです。
①品質：仕上がりに信頼がおけること
失敗できない総会資料だからこそ、品質が信頼できる印刷業者に依頼することが重要です。
総会資料や会議資料の制作実績があり、できれば自社で印刷機を持っている業者を選びましょう。
そういった会社は、印刷と製本のノウハウがしっかりしているので、安心して任せられます。
②納期：総会に間に合うこと
総会資料の作成では、「会計データがまだ準備できていない…。でも印刷を発注しないと間に合わない！」という納期の問題がよくあります。
一般的な総会資料であれば、数日から1週間程度で納品されることが多いです。
希望納期に間に合うか、事前に確認しておきましょう。
③カスタマーサポート：困った時に相談できること
ネット印刷の便利な点は、オンライン上ですべて完結できることですが、問題が発生したときに、「問い合わせたけれど返答が遅い」「スタッフの対応が不親切」というトラブルが起こることがあります。
困ったときにすぐ相談できる窓口があり、担当者と電話やメールでやり取りができ、迅速で正確な対応をしてくれる業者を選ぶことが重要です。
④サービス内容
ネット印刷のサービス内容は多岐にわたります。例えば、
・多様な種類の印刷物の注文を受け付けている
・用紙の種類や仕上げ加工、製本オプションが豊富で、自由に選べる
・ウェブ上で簡単にデザインができるツールを提供している
その他にも、データチェックや校正サービスが充実していたり、電話、メール、チャットによる顧客サポートが手厚い業者もあります。
各社のサービス内容を比較して、あなたのニーズに合った業者を選びましょう。
すぐスール.comのお客様サポートサービス
総会資料印刷の注意点
ここまできたら、いよいよ印刷発注！
でもその前に、ネット印刷サービスで印刷発注する際に注意すべき点を3つお伝えします。
①原稿の最終チェック
総会資料は、使用する日が確定している印刷物です。
つまり、印刷後にミスが発覚すると、時間がない中すべての冊子に訂正シールを貼ったり、新たに刷り直しをしたりと、大変な労力と時間を要することになります。
これらを防ぐために、印刷発注前に複数名で最終確認するなど、原稿の最終チェックは入念に行いましょう。
②原稿データはPDFにする
印刷会社に印刷用データを渡す際、WordやExcelのままではなく、「PDFに変換したデータ」を渡すようにしましょう。
パソコンのOSやMicrosoft Officeのバージョンが異なっていると、「文字化け」「レイアウトが崩れる」といった意図しないトラブルが発生する可能性があります。
それを防ぐためには、印刷用データをPDFにすることです。
詳しくはコチラの記事で確認できますので、ご一読ください。
③納期の管理
印刷データを渡してから何日で納品されるか、納期の管理にも注意が必要です。
データに不備や不足がある場合、確認や修正作業が発生し、当初のスケジュール通りに進まないことがあります。
また、発送から到着までは通常１日、遠方であれば2～3日かかることもあります。
予期せぬ天候や災害などで到着が遅れる場合もあるため、余裕を持ったスケジュールを立てると安心です。
また、印刷費用は急ぎ（短納期）の場合は高くなるのが一般的です。スケジュールに余裕があれば、余計なコストの発生を抑えることができます。
まとめ
今回は、企業や団体、自治体などの総会で使用する「総会資料」について、仕様の選定方法と印刷会社の選び方を解説しました。
総会資料の仕様は、ページ数、使用する場所や目的、費用などを考慮して選びましょう。
印刷製本は外部に委託することで、手間と時間を節約できます。
その際、ネット印刷サービスなら費用をおさえて、短い納期で印刷製本が可能です。
信頼のおける業者を見つけるには、費用だけでなく、品質やサポート体制、サービス内容など、総合的に判断して選ぶことが重要です。
この記事が、あなたの総会資料の準備をスムーズに進めるための参考になれば幸いです。
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