パワポで失敗しない印刷用データの作り方とポイント

Microsoft OfficeのPowerPointは、手軽に資料やデザインを作成できる便利なツールですが、印刷用データを作成する際にはいくつかの注意が必要です。

たとえば、スライドサイズの設定が適切でないと、印刷用データが意図しない仕上がりサイズになり、印刷トラブルの原因となることがあります。

本記事では、A4やB5サイズの正しい設定方法、フチなし印刷時の注意点、さらにPDFデータへの書き出し方法について、わかりやすく解説します。

ぜひ最後までお読みいただき、PowerPointを活用した印刷用データ作成のコツをマスターしてください！

PowerPointで作成したデータを印刷用データ（入稿データ）にする際、意外と知られていない「サイズの違い」に注意が必要です。

まず、PowerPointでスライドサイズを「A4」に設定し、そのデータをPDFに書き出してみてください。

すると、出力されたPDFは実際のA4サイズ（210×297mm）にはなっていないことがわかります。

実際には、PowerPointで「A4（210×297mm）」を設定してPDFを書き出すと、出来上がるPDFのサイズは「190.5×275.2mm」になります。 「B5（JIS）（182×257mm）」に設定した場合は「152.4×203.2mm」となります。

これは、PowerPointのスライドサイズが余白を考慮した形で設定されているためで、10〜15mm程度小さくなる仕組みになっているからです。

このようなサイズでデータ入稿すると、ほとんどの印刷会社では「サイズが違います」と指摘され、受け付けてもらえません。

PowerPointで印刷用のデータを作成する際は、この仕組みを理解し、正しくサイズ設定することが必要です。

日本国内で一般的に使われるのは、①の「B5（JIS）」です。

一方で、②の「B5（ISO）」でデータ作成した場合、JIS規格の用紙サイズとは縦横比が異なるため、単純に拡大して印刷することができません。

印刷会社へ入稿する際はこの点に注意が必要です。

まずは、「B5サイズ」はJIS（182×257mm）を選ぶと覚えておきましょう。

1.　[新しいプレゼンテーション]、もしくは[既存ファイル]を開きます。

2.　[デザイン] ＞ [スライドのサイズ] ＞ [ユーザー設定のスライドサイズ]の順に選択します。

3.　表示されるウィンドウの [スライドのサイズ] で「ユーザー設定」を選択し

「幅」「高さ」を手動で入力します。

　・　A4の場合　　　　　＞＞　幅：21.0cm、高さ：29.7cm

　・　B5（JIS）の場合　 ＞＞　幅：18.2cm、高さ：25.7cm

4.　[スライドの向き（横または縦）]を選び、[OK]を選択して保存します。

この手順でPowerPointのサイズ設定をしてからPDFに書き出せば、正しいサイズの印刷用データが完成します。

◆　塗り足しとは？

塗り足しとは、仕上がりサイズより上下左右に各3mm程度大きめにデータを作成することです。

これによって、断裁時にズレが生じても、用紙の端に白い部分が出るのを防ぐことができます。

PowerPointで塗り足しを設定するには、前述したスライドのサイズ設定で、仕上がりサイズに上下左右に3mm足した数値を入力する必要があります。

◆　PowerPointで塗り足しを設定する手順

1.　仕上がりサイズに上下左右3mmずつ足した数値を計算します。

例えば、A4サイズ（210×297mm）の場合：

幅    ：210mm + 3mm + 3mm = 216mm

高さ：297mm + 3mm + 3mm = 303mm

仕上がりサイズ	塗り足しを足した数値
A4（210×297㎜）	216×303mm
B5（182×257㎜）	188×263 mm
A5（148×210㎜）	154×216mm

2.　PowerPointの「スライドのサイズ」設定で、計算した数値（例：216×303mm）を入力します。

3.　データ作成の際は、デザインや背景をスライドの端まで配置し、テキストや重要な要素は、スライド端から8〜10mm内側に配置します。

こうすることで、フチなし印刷もきれいに仕上げることができます。

特に印刷会社にデータ入稿する際は、塗り足しの設定が必須ですので、忘れずに対応しましょう。

◆　PowerPointからのPDFデータ作成手順

1.　[ファイル]タブから [エクスポート]を選択します。

2.　[PDF/XPS ドキュメントの作成] ＞ [PDF/XPSの作成]を選択します。

3.　[オプション]を選択します。※ファイルの種類は[PDF]を選択します。

4.　[PDF/A 準処]のチェックを外し、[OK]を選択して保存する。

OfficeアプリからのPDF作成方法は、バージョンごとに異なります。

すぐスール.comでは、バージョンごとに詳しく解説しています。

ぜひご参考にしてください。

印刷・製本時に、文字が用紙の端まで配置されてバランスが崩れた仕上がりになってしまうのは避けたいものです。

このテンプレートでは、文字を配置する際の目安がわかりやすいように、ガイド枠を付けています。

PowerPointでデータを作成する方にとって、非常に便利なテンプレートですので、ぜひご活用ください。

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