使い勝手が良いサイズとは？おすすめの用紙は？社員手帳を印刷製本した事例
在宅勤務やテレワークなどの柔軟を働き方が増え、オフィス出社が当たり前でなくなった今、社員・スタッフの意識向上や目標の共有といった目的で「社員手帳」を活用している企業があります。
すぐスール.comにも、社員手帳の印刷してほしいという、企業様からのご依頼が増えています。
社員手帳のサイズは、大きく２つのタイプに分けることができます。
・ポケットなどに入るミニサイズの手帳。
・少し大きめの書き込み式の手帳。
職場のルールブックの役割もある社員手帳は、仕事中、常に携帯できるポケットサイズは機能的です。
さらには、書き込み可能な社員手帳であれば、スケジュール帳やノート代わりとして毎日の業務で活用でき、日々社員手帳に触れることができます。
今回は、過去にご注文いただいた社員手帳の印刷製本事例を交えながら、オリジナルの社員手帳を作成するためのポイントを解説いたします。
社員手帳のメリットとは？
オリジナルの社員手帳は、どのように活用するかが重要です。
活用の仕方によって、会社の情報やマニュアルの共有だけでなく、「社員教育」「社員の意識改革」のツールとしても効果が期待できます。
メリット1 経営理念や会社の方針などの浸透が図れる
日々の業務に追われていると、経営理念や方針など、会社全体のことには意識が向きにくいですよね。
「あなたの会社の経営理念は？」と聞かれて、すぐに答えられない方もいるのではないでしょうか。
毎日開く手帳に載っていれば自然と覚えることができ、仕事の進め方もそれを意識したものになるでしょう。
メリット2 仕事の効率が良くなる
・営業中に「見積もりの概算だけでも教えてほしい」と言われたけれど、部品の単価表は会社にある…
・お客様対応中！マニュアルを確認したいけれどバックヤードに置いている…
・新入社員で商品について勉強中。スキマ時間で手軽に覚えたい！
そのような時、よく使う資料やマニュアルが手帳に載っていて、すぐに確認できたら良いですよね。お客様を待たせたり、同僚の手を止めることもありません。
メリット３ 目標を意識することができる
年度初めや半期に一度、個人の目標を設定する会社は多いと思いますが、立てた目標がそのままになっていませんか？年度末に「あ、そういえばこんな目標だった！」と思い出しても、なかなか達成は難しいですよね。
個人の目標を記載する欄があれば、PDCAサイクル〔Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）〕をサポートする効果も期待できます。
手帳を開くたびに自分の立てた目標が目に留まり、自然と意識しながら仕事に向きあえるのではないでしょうか。
では、早速、社員手帳の制作事例を2つご紹介します。
ポケット版ミニサイズの社員手帳を印刷製本した事例
ポケットサイズの社員手帳のご依頼は、工場などの作業員、接客業、介護職といった現場勤務の社員が多い企業様から印刷発注をいただくことが多いです。
シンプルなミニサイズで常時携帯できるため、常に忙しく動き回る方には扱いやすいのが魅力です。
〈こんな人におすすめ〉
■現場仕事がメインなので、ポケットなどに入れて常に携帯しておきたい
■仕事中、どんな場所にいても手帳の情報を確認できるようにしたい
■サブの手帳として使いたい
ご依頼の背景
今回ご依頼いただいたのは、携帯キャリアショップや、大手外食チェーンのフランチャイズに加盟して経営をされている企業様です。
自社の理念や規範の他にも、運営元から支給される情報やマニュアルがいくつもあり、それらを1冊にまとめる必要がありました。
店舗勤務の従業員の方が接客中いつでも確認できるよう、ポケットに入るミニサイズで作成することも外せない条件である上に、ページ数も多く、このような仕様で中綴じ製本できるかを懸念されて、すぐスール.comにお問い合わせいただきました。
ご依頼の仕様
| サイズ | ヨコ80ｍｍ×タテ160mm |
| ページ数 | 60ページ |
| 印刷色 | モノクロ（白黒） |
| 用紙 | 本体：上質紙 表紙：レザック |
| 製本 |
中綴じ製本ができるかどうかですが、確かに60ページというページ数は多いですが、用紙が上質紙70kgという、１枚あたり0.1mmの厚みの用紙であったため、製本は問題ありませんでした。
早速お見積書を作成。その後、数回、メールや電話でやり取りをさせていただき、正式にご発注いただけることとなりました。
ご担当者様とお話をする中で、表紙の用紙についてもどのような用紙を選べば良いのか分からないというご相談がありました。
ポケットの中に常に携帯するということで、擦れたり折れたりすることもあるかもしれません。
そのため耐久性の高い用紙「レザック」をご提案し、本番と同じ印刷機でサンプルを作成することになりました。
事前にサンプルで手帳の仕上がりを確認していただいたことで、不安も解消され、スムーズに本番の印刷に取り掛かることができました。
▼【用紙選びにお悩みの方へ】無料で用紙サンプルをお送りします
出来上がった社員手帳に大変満足していただき、以降は手帳の内容が変更になるたびにご発注いただいています。
書き込みできる社員手帳を印刷製本した事例
続いては、スケジュール帳やノート代わりになるような、社員手帳を検討している方向けの印刷製本事例をご紹介します。
デスクワークがメインの企業では、書き込みのできる少し大きめサイズの社員手帳が人気です。
日々の業務や顧客との打ち合わせなどでノート代わりとして活用することができ、高い実用性が魅力です。
毎年、社員手帳の中身だけ印刷発注をされるお客様もいらっしゃいます。
外側のカバーは長く愛用し、中身だけを更新していく方法も良いアイデアです。
ご依頼の仕様
| サイズ | A5タテ型（148mm×210mm） |
| ページ数 | 164ページ |
| 印刷色 | フルカラー |
| 用紙 | 本体：上質紙 表紙：ニューアイポスト |
| 製本 |
〈書き込み式手帳のサイズ選び〉
サイズはA5サイズかB6サイズが一般的です。
・A5（148mm×210mm）
書き込むスペースが大きいので、スケジュール管理のほか、商談や会議の際にノート代わりに利用できます。
大きいぶん場所をとるので、机がない状態やパソコンの横などでは使いづらいデメリットも。
・B6（128 mm ×182 mm）
ビジネス用の手帳のスタンダードで、バイブルサイズと呼ばれます。
A5と比べて書き込むスペースは小さくなりますが、そのぶん携帯しやすくなるのが魅力です。
ご依頼の背景
「手帳の中身だけを作りたいのですが…」
と、すぐスール.comにお問い合わせがありました。
お話を聞いてみると、スケジュール帳とノートのついた社員手帳を作成予定とのこと。外側のカバーは革製にして社員に長く愛用してもらい、毎年変わる中身は印刷会社に依頼したいとのことでした。
特に懸念されていたのが、
①パワーポイントのデータで印刷してもらえるか
②既に手元にあるカバーにぴったり合うかどうか
③年始から使いたいが納期は間に合うか
ということでした。
まず①の入稿データ（印刷用データ）について。
すぐスール.comでは、パワーポイントやワードといったofficeデータでの入稿も受け付けています。
今回は、パワーポイントでデータを作成したいとのことだったので、作成する上での注意点などをお伝えし、データをご準備いただきました。
次に、②の手帳カバーにぴったり合うサイズであるかどうか確認したいというご相談ですが、これは製本した状態でないと確認できないため、製本したサンプルを作成することをご提案しました。
製本サンプルでは、ページをめくった時の開き具合や、製本することで文字や写真や見えにくくなっていないかといったことも確認することができます。
そして、いちばんの心配ごとは、納期でした。
希望納品日は12月末。実は、このお問合せを最初にいただいたのは、既に12月に入った頃で、データも未完成という状況でした。
今回は、「12月中旬」に製本サンプルを作成。そして、正式発注をいただき、「12月年末」に印刷～納品というスケジュールとなりました。
このようにデータ完成から納品まで、時間が無いという場合も、まずはご相談ください。
はじめは、お客様のご不安も多かった案件ですが、無事年明けに配ることができたとご報告をいただき、ほっとしました。
社員手帳のコンテンツやレイアウトについて
ここからは社員手帳のコンテンツやレイアウトついて解説していきます。
まず、社員手帳の内容は
①会社についての情報
②仕事の効率化に関する情報
③目標管理のためのページ
などがあります。
〈コンテンツ例〉
- ①会社についての情報
- ・経営理念
- ・方針
- ・事業所一覧・年間予定
- ②仕事の効率化
- ・マニュアル
- ・商品に関連した資料
- ③目標管理
- ・各社員の目標の記入欄
- ・行動規範・心得
- ④その他
- ・災害時のマニュアル
- ・相談窓口
- ・緊急連絡先 など
上記に加えて、日々のスケジュールやToDoリストが書き込めるカレンダーやメモのページもあると良いでしょう。
社員手帳は見たい情報をすぐに手元で確認できる必要があります。
そのためレイアウトの際には、表や箇条書きを用いて見やすくなるよう意識しましょう。
社員手帳の用紙について
続いて、社員手帳に適した用紙について解説していきます。
本文のおすすめ用紙は、「上質紙」です。
上質紙は表面に光沢や艶を持たない印刷用紙のため、書き込みをする場合や文字がメインの印刷物に適しています。
厚みはコピー用紙やキャンパスノート程度の四六判70㎏が一般的です。
表紙は本文の用紙より厚ければ問題ありません。
用紙の種類は上質紙（90㎏以上）、コート紙、マットコート紙、レザックなどが一般的です。
デザインや好みに応じて決めてください。
まとめ
社員手帳は、使用するシチュエーションによってサイズを選ぶことが重要です。
現場でさっと使える「ポケットサイズ」。
スケジュールやノートとしても使える「書き込み式」。
どちらも仕事を効率化するだけでなく、会社の方針や理念の浸透、社員教育にも有効です。
ミニサイズのような規格外サイズは、問い合わせフォームからご依頼いただけますので、お気軽にすぐスール.comまでご相談ください。
【すぐスール ・ お客様サポート】 すぐスールでは随時無料相談を受け付けております。 ご不明点やご質問、納期のご相談など、まずはお気軽にお問い合わせください。 TEL 0120-132-394 （受付時間：平日9:00 – 18:00） お問い合わせページ
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